In Labors gibt es in vielfältigster Weise elektronische Dokumente wie pdf-, Word-, Excel, -Powerpointdateien u.a. Zu den elektronischen Dokumenten kommen auch zahlreiche Papierdokumente hinzu. Es ist eine Herausforderung für jedes Labor, die Daten einfach abzulegen und möglichst effizient wieder zugänglich zu machen.
Soll-Zustand:
Ideal wäre eine Datenabalage, die Dokumente automatisiert bei einem Kunden oder einem Projekt
ablegt. Die Dokumente sollten zudem über Volltextsuche zugäglich sein.
Lösung:
Gescannte Dokumente werden über Texterkennung (OCR) und Indexierung für Volltextsuche zugänglich gemacht. Indem auf ein Papierdokument ein Barcode geklebt wird, erfolgt eine automatische Ablage des Dokumentes zum Kunden oder Projekt. In elektronischen Dokumenten können Positionsbezogene Informationen ausgewertet, Volltexterkennung durchgeführt und damit der zugehörigen Ablage zugeführt werden. Auf diese Weise werden vorhandene Archivdaten durchsuchbar gemacht.
Beispielhafte Arbeitsweise:
Es gibt Labore, die mit dieser Lösung die ganzen Posteingänge und Postausgänge digitalisiert bearbeiten. Forschungslabore könnten damit Dokumente automatisiert zu den Projekten ablegen. Die Zugänglichkeit zu den Dokumenten erfolgt über die bekannten Möglichkeiten der Volltextsuche.
